Hurbin (« nous ») accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels. La présente politique décrit comment nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons les renseignements personnels dans le cadre de la plateforme Hurbin, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et à la Loi 25 (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels) du Québec.
À qui s'adresse cette politique
Hurbin traite des renseignements à deux titres, qu'il nous paraît utile de distinguer.
Pour notre propre compte, nous recueillons les renseignements nécessaires à votre compte d'utilisateur et, si vous essayez le parcours de découverte, ceux que vous nous confiez à cette occasion. Nous en sommes responsables au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
Pour le compte de votre municipalité, nous hébergeons et traitons les données et les documents qu'elle dépose dans la plateforme. Votre municipalité en demeure responsable au sens de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Nous agissons comme son prestataire, n'utilisons ces renseignements que pour lui fournir le service, et ne les conservons pas au terme du contrat.
1. Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP)
Conformément à la Loi 25, la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels est exercée par la personne ayant la plus haute autorité au sein d'Abna Services Conseils, éditeur de Hurbin.
- Titre : direction d'Abna Services Conseils
- Courriel : [email protected]
Toute question ou demande relative à vos renseignements personnels peut être adressée à cette adresse. Nous y répondons dans un délai de trente jours.
2. Renseignements personnels que nous recueillons
- Identité et compte : nom, adresse courriel, rôle, municipalité de rattachement, téléphone (facultatif).
- Données de connexion : adresse IP, type d'appareil, navigateur, horodatage des connexions.
- Données municipales : données importées par votre municipalité (budgets, voirie, ressources humaines, etc.). Certaines peuvent concerner des personnes, par exemple un effectif. Elles appartiennent à la municipalité.
- Documents déposés par votre municipalité : contrats, conventions, rapports et autres pièces. Ils peuvent contenir des renseignements personnels et sont traités pour le compte de la municipalité.
- Conversations avec l'assistant Urbi : vos questions et les réponses de l'assistant, rattachées à votre compte et à votre municipalité.
- Mesure d'usage du modèle de langage : la date, le volume et la municipalité de chaque appel. Le contenu des échanges n'y figure pas.
- Journaux d'activité : actions sensibles (connexion, import, modification de permissions) à des fins de sécurité et d'audit.
3. Finalités de la collecte
- Fournir et sécuriser l'accès à la plateforme.
- Authentifier les utilisateurs (incluant la vérification à deux facteurs).
- Détecter et prévenir les accès non autorisés.
- Respecter nos obligations légales et contractuelles.
- Interpréter les fichiers et les documents déposés, et répondre à vos questions, au moyen d'un modèle de langage (voir la section 14).
4. Consentement
En créant un compte, vous consentez à la collecte et à l'utilisation de vos renseignements aux fins décrites ci-dessus. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en supprimant votre compte (voir section 8), sous réserve de nos obligations légales de conservation.
5. Communication à des tiers (sous-traitants)
Nous faisons appel aux fournisseurs suivants, qui traitent certains renseignements pour notre compte. Pour chacun, nous indiquons son rôle, les données concernées et le lieu du traitement.
- Leaseweb, hébergement de la plateforme. Ensemble des données hébergées. Centre de données à Montréal, Québec.
- Cloudflare, diffusion et protection du site. Métadonnées de connexion de l'ensemble du trafic, cette société assurant la terminaison des connexions sécurisées. Réseau mondial.
- Google Cloud (Vertex AI), traitement par modèle de langage. Selon le cas : en-têtes et premières lignes d'un fichier importé, document déposé non marqué confidentiel, questions posées à l'assistant et résultats agrégés (voir la section 14). Région de Montréal, Québec.
- Resend, envoi de courriels transactionnels. Adresse courriel et contenu du message. Traitement à l'extérieur du Québec et du Canada.
Nous ne vendons jamais vos renseignements personnels.
Cette liste est tenue à jour. Si nous ajoutons un fournisseur traitant des renseignements personnels, nous modifions la présente section et la date de révision en tête de page.
6. Hébergement et lieu de conservation
Les données sont hébergées sur un serveur dédié chez Leaseweb, à Montréal. Le traitement par modèle de langage est effectué par Google Cloud dans sa région de Montréal.
Deux fournisseurs traitent certains renseignements à l'extérieur du Québec : Resend, pour l'envoi des courriels (votre adresse et le contenu du message), et Cloudflare, qui protège et achemine les connexions au site.
Toute nouvelle communication de renseignements personnels à l'extérieur du Québec fait l'objet, au préalable, d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, conformément à la Loi 25. Cette évaluation examine la sensibilité des renseignements, la finalité, les mesures de protection, y compris contractuelles, et le régime juridique applicable.
7. Durée de conservation
- Données de compte : conservées tant que le compte est actif, puis jusqu'à 12 mois après la fermeture.
- Codes de vérification (OTP) : supprimés après 7 jours.
- Journaux d'audit de sécurité : conservés jusqu'à 24 mois (obligation de sécurité).
- Données municipales : conservées selon le contrat avec la municipalité.
- Fichiers d'import : conservés 90 jours pour permettre un diagnostic, puis supprimés automatiquement.
- Documents déposés : conservés jusqu'à leur suppression par la municipalité, ou jusqu'au terme du contrat.
- Conversations avec l'assistant : chaque message est supprimé automatiquement 12 mois après son envoi.
8. Vos droits
Conformément à la Loi 25, vous disposez des droits suivants, exerçables depuis la section Mon compte → Mes données personnelles :
- Droit d'accès et de portabilité : télécharger l'ensemble de vos données en format structuré (JSON).
- Droit de rectification : corriger vos renseignements depuis votre profil.
- Droit à l'effacement : demander la suppression/anonymisation de votre compte.
- Droit de retrait du consentement : à tout moment.
- Droit à la désindexation et à la cessation de diffusion : demander que cesse la diffusion d'un renseignement vous concernant, ou que soit désindexé le lien qui y donne accès, lorsque les conditions prévues par la Loi 25 sont remplies.
Nous répondons à toute demande d'accès, de rectification ou d'exercice de ces droits dans un délai de trente jours suivant sa réception. Les demandes qui ne peuvent pas être traitées depuis votre compte s'adressent au responsable indiqué à la section 1.
9. Sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles : chiffrement TLS, authentification à deux facteurs, contrôle d'accès par rôles, journalisation, pare-feu, blocage automatique des tentatives d'accès répétées et sauvegardes quotidiennes.
Confidentialité par défaut. Conformément à la Loi 25, les paramètres de la plateforme offrent le plus haut niveau de confidentialité sans intervention de votre part : un nouvel utilisateur n'accède qu'aux données de sa propre municipalité, et seulement aux modules que son rôle prévoit. Aucun élargissement d'accès ne se produit automatiquement.
10. Témoins (cookies)
Nous utilisons uniquement des témoins strictement nécessaires au fonctionnement (session d'authentification). Aucun témoin publicitaire ou de pistage tiers n'est utilisé.
11. Incidents de confidentialité
En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous en aviserons la Commission d'accès à l'information (CAI) et les personnes concernées, et tiendrons un registre des incidents conformément à la Loi 25.
12. Modifications
Cette politique peut être mise à jour. La version et la date en tête de page indiquent la dernière révision. Les modifications importantes seront communiquées aux utilisateurs.
13. Parcours de découverte
Notre site propose un parcours de découverte qui permet d'essayer Hurbin sur un jeu de données fictif, sans compte et sans déposer vos propres fichiers. Cette section décrit ce que ce parcours recueille, car la finalité en diffère du reste de la plateforme.
Ce que nous recueillons
- L'adresse courriel que vous saisissez pour démarrer le parcours.
- Si vous les indiquez : votre prénom et votre nom, votre municipalité et le poste que vous occupez.
- Les coordonnées que vous fournissez si vous demandez une démonstration ou un abonnement : nom, organisation, fonction, téléphone, méthode de contact privilégiée, et vos réponses au court questionnaire qui nous aide à préparer la rencontre.
- Les étapes que vous franchissez dans le parcours, afin de comprendre ce qui intéresse les visiteurs et où ils s'arrêtent.
- Une empreinte de votre adresse IP et le type de votre navigateur, pour limiter les abus. L'adresse IP elle-même n'est jamais conservée, seulement une empreinte dont on ne peut pas la retrouver.
Pourquoi
À des fins de prospection commerciale : vous écrire au sujet de Hurbin, préparer une démonstration adaptée à vos préoccupations, et améliorer le parcours. Et à des fins statistiques : savoir qui essaie le parcours, de quelles municipalités et à quels postes. Cette finalité est distincte de celles de la section 3, qui concernent l'usage de la plateforme par les municipalités clientes.
Votre consentement
Le consentement à être contacté est recueilli séparément, par une case qui n'est pas précochée. Le refuser n'empêche pas d'accéder au parcours : vous pouvez découvrir Hurbin sans accepter d'être rappelé. Nous conservons la date de votre consentement et la version de la présente politique alors en vigueur.
Durée de conservation
- Parcours sans demande de contact : 12 mois, puis suppression automatique.
- Demande de démonstration ou d'abonnement : 24 mois, puis suppression automatique.
Une purge quotidienne applique ces durées sans intervention humaine. Vous pouvez demander l'effacement de vos renseignements, ou retirer votre consentement, à tout moment auprès du responsable indiqué à la section 1. Les droits de la section 8 s'appliquent également à ces renseignements.
Le parcours n'utilise aucun témoin publicitaire ni de pistage, conformément à la section 10. Le détail, fournisseurs et témoins compris, figure dans l'avis de collecte de la découverte. Les données que vous y explorez sont fictives : aucune donnée municipale réelle n'y figure.
14. Traitement automatisé et intelligence artificielle
Hurbin utilise un modèle de langage pour trois tâches : interpréter la structure d'un fichier lors d'un import, extraire des faits d'un document municipal, et répondre à vos questions dans l'assistant Urbi.
Ces traitements servent à préparer de l'information que vos équipes interprètent et sur laquelle elles décident. Ils ne produisent aucune décision à l'égard d'une personne. Aucune décision vous concernant n'est donc prise sur le fondement exclusif d'un traitement automatisé.
Le traitement est effectué par Google Cloud (Vertex AI) dans la région de Montréal, au Québec. Selon les conditions de ce fournisseur, les données transmises ne servent pas à entraîner ses modèles.
Ce que le modèle reçoit. Lors d'un import, les en-têtes de colonnes et les premières lignes du fichier, ou son contenu lorsqu'il ne peut pas être lu automatiquement, par exemple un document numérisé. Pour un fichier identifié comme relevant des ressources humaines, seuls les en-têtes de colonnes sont transmis, jamais ses lignes ni son contenu. Lors de l'analyse d'un document, le document entier. Dans l'assistant, vos questions et des résultats calculés par notre base de données : des totaux et des moyennes, jamais la liste nominative d'un effectif.
Ce que vous contrôlez. Un document marqué confidentiel est conservé dans la plateforme et n'est jamais transmis au modèle. Les conventions collectives et les documents de ressources humaines sont confidentiels par défaut : leur analyse demande un choix explicite au moment du dépôt.
Les réponses de l'assistant sont établies à partir des seules données de votre municipalité : il ne les compare à aucune autre.
Si cette situation évoluait, c'est-à-dire si un traitement automatisé devait servir de fondement à une décision vous concernant, nous vous en informerions et vous pourriez présenter vos observations, conformément à la Loi 25.
15. Plaintes
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez communiquer avec notre RPRP (section 1) ou déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.